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Cómo diseñar un proceso exitoso de onboarding

Pablo Lobato

¿Sabías que el 33% de la población mundial quiere cambiar de empleo durante los 6 primeros meses? Soledad, sensación de abandono o estrés son algunas de las situaciones que se viven en el primer día.

Concretamente, en España el 75% de sus trabajadores no tienen un buen recuerdo del primer día. Unas cifras que las empresas españolas empiezan a tener en cuenta, ya que cada año les cuesta dinero y pérdida de talento. Y por ello, muchas de ellas deciden invertir en un programa de onboarding de éxito.

Por suerte, en SmartMind hablamos a diario con responsables de formación de grandes compañías y hemos visto que el diseño de un proceso de onboarning es para muchos el proyecto más importante de todos. Especialmente en el momento actual, en el que hay una pelea extrema por el mejor talento y el campo de batalla se ha trasladado casi en exclusiva al entorno digital, realizando en la mayoría de los casos el proceso en un formato 100% remoto.

Sin embargo, no debemos confundir ejecutar un programa de onboarding con dar un par de charlas el primer día para conocer la empresa y el negocio. Ambos son necesarios y complementarios, pero el onboarding supone un seguimiento de semanas o incluso meses.

En realidad, hablamos de la importancia de la primera impresión y como crear experiencias que faciliten la incorporación efectiva de una persona a un equipo que ya tiene una historia, un día a día y unas reglas de relación.

Es más, los expertos aseguran que el período de adaptación de un nuevo empleado debería durar al menos 3 meses. Consideran que es un tiempo adecuado para acostumbrarse a sus tareas, sepan sus responsabilidades y obtengan conocimientos y habilidades necesarias para tener éxito dentro de la empresa.

En el post de hoy, vamos a daros a conocer en qué consiste el proceso onboarding, características y lo que es más importante cómo podemos implantarlo con éxito en nuestra empresa.

¿Qué es el onboarding?

El onboarding es un proceso estructurado mediante el cual los nuevos empleados conocen sus funciones, su equipo, la operativa, la cultura y la organización. En pocas palabras, se trata de que los nuevos empleados se sientan «a bordo del barco» y comiencen a contribuir de manera eficiente a los objetivos de la empresa.

Este proceso va más allá de la simple inducción o capacitación inicial, ya que se requiere un enfoque planificado y personalizado que aborde una serie de variables clave para el éxito en la transición del empleado. Algunas de estas variables incluyen la cultura organizacional, la situación del equipo, los stakeholders, los estilos de liderazgo, el nivel de relacionamiento, entre otros.

El proceso del onboarding puede durar varias semanas e incluso meses.

Objetivos de un programa onboarding

  1. Integrar rápidamente a los nuevos empleados en la cultura organizacional y en su equipo de trabajo.
  2. Brindar la información necesaria y suficiente sobre la empresa, su estructura organizativa, política de la empresa, valores, objetivos y la naturaleza de su trabajo.
  3. Capacitar al nuevo empleado para que adquiera las habilidades técnicas necesarias para desempeñar su trabajo de manera eficiente.
  4. Fomentar un ambiente de trabajo seguro y saludable, y garantizar que el nuevo empleado conozca los protocolos de seguridad y salud en el trabajo.
  5. Promover la colaboración, la comunicación y el trabajo en equipo entre los nuevos empleados y el equipo existente.
  6. Asegurar que el nuevo empleado esté bien informado sobre los beneficios, políticas y procedimientos de recursos humanos de la empresa.
  7. Facilitar la adaptación de los nuevos empleados a su nuevo entorno laboral y asegurar que se sientan cómodos y confiados en su trabajo.
  8. Reducir el nivel de ansiedad y estrés de los nuevos empleados al ingresar a una nueva empresa o ambiente laboral.
  9. Fomentar el compromiso del nuevo empleado con la empresa y aumentar la retención de empleados a largo plazo.

 

¿Cómo se estructura un onboarding?

El programa de onboarding determina el recorrido de la formación de cada profesional hasta alcanzar los niveles de productividad y conocimiento óptimos en cada fase. Es importante entender, por lo tanto, que no se trata de un momento si no de un camino de aprendizaje, ejecución y verificación de la adecuada evolución.

La proyección de los valores fundamentales de la compañía y, por lo tanto, de su cultura debe estar presente a lo largo de todo el programa de onboarding como elemento de cohesión que va perfilando el marco en el que todo el contenido que se plantea cobra sentido.

Este programa se refiere a todos los empleados, con independencia de su experiencia, y para lograr los mejores resultados debe garantizar el cumplimiento de todos los hitos que se establecen a lo largo de los meses en los que este programa se realiza.

Uno de los mayores errores de este tipo de procesos es anticipar un exceso de información que le va a resultar difícil asimilar por cantidad y por falta de contexto. Ese contexto se logra avanzando con criterio, entendiendo su función en la operativa, sumergiéndose en la cultura y construyendo una red con las personas que te acompañan en el proceso.

El talento es un bien sorprendentemente escaso y por lo tanto el activo fundamental de muchas compañías. Un programa de onboarding bien diseñado y ejecutado mejora e impulsa muchas métricas clave, ayuda a atraer y retener talento, hace que las personas sean productivas más rápidamente y crea un entorno en el que todos están alineados y enfocados en los objetivos de la organización.

beneficios-programa-onboarding

¿Cuáles son los elementos fundamentales de un onboarding?

Como decíamos al principio, se trata de programas muy personalizados. Normalmente definimos con las empresas la manera de estructurar el contenido que consideramos esencial.

Disponemos de checklists para determinar todas las secciones e hitos del programa, ya que no existe un marco único que garantice el éxito por las enormes diferencias que hay entre unas empresas y otras, ya sea por tamaño, sector o cultura. Existen 3 categorías de elementos fundamentales que deben incorporarse en el programa de onboarding:

Operativo y funcional. Incluye todo lo que afecta al trabajo que va a realizar, calendario e hitos del onboarding, materiales y recursos de trabajo, vocabulario, procesos, relación con los clientes, organización, operativa o comunicación

Social. Se refiere a como garantizar la integración, el bienestar e impulso de las relaciones con el resto de los empleados.

Estratégico. Incluye todo lo relativo al conocimiento de la organización, la estructura, visión, misión, objetivos, desarrollos clave y, en definitiva, los aspectos capaces de conectar e identificarse con la cultura de la empresa.

¿Qué fases puede tener un proceso onboarding?

Lo primero que debemos tener claro es que no existe una hoja de ruta marcada para que tu programa de onboarding tenga éxito, ya que como hemos comentado que se trata de un proceso personalizado y adaptado a las necesidades de la empresa.

Pero sí que vamos a dar algunos pautas dependiendo de la fase en la que nos encontremos.

El primer día

El primer día en la empresa es donde el nuevo trabajador se forjará una primera impresión de nosotros y deseamos que sea buena. Para ello, podemos incluir dentro de nuestro programa de onboarding las siguientes acciones:

  • Presentación ante todo el departamento o equipo del que formará parte. Además, es importante que haya también una comunicación sobre la nueva incorporación unos días antes, explicando el puesto y las funciones. Esto facilitará la comunicación en ese primer encuentro.
  • Visita guiada por todas las instalaciones y conocer de manera más informal al resto de la compañía.
  • Organizar la primera semana de trabajo.
  • Asignar una persona encargada de ese período de adaptación.
 

La primera semana:

Si el primer día es determinante, la primera semana de trabajo es primordial para que esa relación entre empresa y empleado se consolide. Para ello podemos combinar la asignación de trabajo real con formación que le ayudará a integrarse más fácilmente con la empresa.

En cuestiones de formación, el programa onboarding de la empresa puede incluir los siguientes contenidos:

  • Módulos sobre la cultura y la misión de la empresa, el equipo directivo, normas y reglas importantes.
  • Guía de configuración del correo electrónico.
  • Las normas y reglas de la compañía.

Al final de la primera semana, es importante realizar un seguimiento y ver si se siente cómodo, las dudas y planificar los próximos tres meses de adaptación.

Los 3 primeros meses:

El primer mes, el nuevo empleado ya debe estar adaptado a la oficina y sentirse familiarizado con el plan de formación. Es momento de poner a prueba a tu empleado y los conocimientos que puede adquirir con el programa onboarding de la compañía. Además, debemos empezar a fomentar la independencia y recibir el feedback de los compañeros para conocer si esa adaptación al puesto es real. En estos 3 meses, la formación de nuestro programa onboarding puede versar sobre:

  • Cursos de cumplimiento normativo.
  • Formación relacionada directamente con su puesto de trabajo.
 

¿Qué tipo de contenidos elearning podemos tener en un proceso onboarding?

En un programa onboarding de éxito es importante combinar varios tipos de contenidos elearning que varían según el objetivo de la formación. De esta manera, vamos a conocer algunos de los formatos que mejor se adaptan teniendo en cuenta que es lo que buscamos.

Vídeo

El formato vídeo suele funcionar muy bien para realizar una presentación profesional de la empresa por parte del director general o presidente. En ocasiones, las compañías cuentan con varias delegaciones y el CEO de la empresa no está en la misma oficina o incluso está en otro país. Una buena forma de conectar con el empleado será realizar un vídeo personalizado hablando y contándole por parte del director general particularidades de la compañía.

Cursos por pantallas

Es uno de los tipos de contenidos elearning más extendidos, los cursos en formato pantalla nos pueden servir para profundizar sobre la cultura, misión y valores de la empresa pero también para presentar de forma más dinámica y rápida contenidos esenciales de normativas o reglas de la compañía.

Cursos interactivos

Este tipo de vídeos forman parte de la innovación en la que estamos trabajando en Smartmind.

Con los vídeos interactivos se pretende establecer una interacción con el usuario.

Cuestionarios

Los cuestionarios son un contenido elearning que nos pueden servir tanto para hacer seguimiento de una formación y saber si los nuevos empleados están reteniendo la información como también para comprobar el nivel de conocimientos en alguna herramienta o temática requerida durante el proceso de selección. Y a partir de ahí, enfocar su formación hacia un nivel u otro.

En SmartMind no solo estamos profundamente comprometidos con ayudar a nuestros clientes a desarrollar los mejores programas de onboarding para sus empleados, sino que vivimos el proceso en nuestras propias carnes y sabemos de primera mano la gran importancia que tiene. 

De ahí, que no estemos cerrados a probar y reinventar los formatos con el fin de conseguir el éxito deseado. Si tienes dudas o necesitas que te asesoremos para tu programa onboarding, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. 

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