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¿Cómo presentarse con éxito a las convocatorias de formación?

Marta Ortega

Desde hace tiempo sabemos el desafío al que se enfrentan las empresas que concurren a las convocatorias de formación a nivel estatal y autonómico. Y es que, a pesar de los años de experiencia, de que podamos saber con algunos días de antelación su lanzamiento, e incluso tener un borrador previo con las acciones formativas, en el momento que se publica oficialmente, el tiempo juega en nuestra contra.

Los plazos de presentación de las solicitudes pueden variar en función de la convocatoria de formación a la que optemos, pero normalmente suelen oscilar de 5 a 15 días hábiles. Sea como sea, en ocasiones, esta cuenta atrás puede volverse una auténtica locura.

Hay que tener en cuenta que, en la mayoría de los casos, nos lo jugamos todo a una sola carta, y esa es la solicitud para presentarse a dicha subvención.

Desde Smartmind, queremos facilitarte un poco todo ese proceso y por eso te ofrecemos este post donde recopilamos los 5 tips a tener en cuenta y alguno más extra para plantear tu propuesta de proyecto. Queremos que no solo la presentes a tiempo, sino que también destaque por su calidad y relevancia.

5 consejos para lograr ser beneficiario de una convocatoria de formación

Comprueba que cumples con todos los requisitos

Puede que te estés preguntando… ¿qué están tratando de decirme? Tengo experiencia en presentarme a convocatorias. Sin embargo, debes saber que a menudo las convocatorias pueden incluir cambios que, si no los lees con atención, pueden pasarte desapercibidos.

Por eso, es esencial comprender cada uno de los requisitos en detalle. Esto implica conocer aspectos como el tamaño y tipo de empresa que puede participar, el ámbito geográfico, los sectores específicos que se benefician y las condiciones financieras. Es vital revisar con cuidado los criterios de elegibilidad y confirmar que tanto tu empresa como el proyecto de formación propuesto se ajustan perfectamente a estos.

Presta mucha atención a la valoración técnica

Debes ser capaz de mostrar que tu propuesta no solo cumple con los requisitos técnicos, sino que también aporta valor añadido. Esto puede implicar destacar la experiencia previa en proyectos similares, la calidad y actualización de los materiales de formación, y cómo tu propuesta se alinea con las tendencias actuales en el sector de la educación y formación.

La clave está en ser específico y proporcionar pruebas y ejemplos que respalden tus afirmaciones.

Crea un plan basado en acciones actualizadas y pertinentes

Quizás este sea el paso más laborioso del proceso de presentación, y a menudo no le dedicamos el tiempo y la atención necesarios. Tu plan de formación debe ser ambicioso pero realista, demostrando cómo abordará las necesidades actuales del mercado laboral y cómo beneficiará a los participantes.

Deja atrás el trabajar con títulos, modalidades y duraciones que no profundizan ni entienden las necesidades reales, y que simplemente parecen encajar en tu proyecto de formación. Opta por acciones formativas atractivas para los alumnos y con un diseño y calidad que hagan que la ejecución de la convocatoria no sea un gran problema. Ten en cuenta que el tiempo que ahorres en esta etapa, lo invertirás luego en captar nuevos alumnos, ya que los anteriores no querrán repetir si la experiencia no fue satisfactoria.

Una de las primeras acciones que realizamos en Smartmind cuando se publica una convocatoria es elaborar un catálogo específico para esa convocatoria, donde agrupamos las acciones formativas que están bien construidas y actualizadas, dejando atrás aquellas obsoletas o con errores. Este catálogo específico ayuda enormemente a nuestros clientes, permitiéndoles tener a un solo clic lo que más les interesa. Incluso, en ocasiones, formamos parte del proceso de elaboración, detallando exactamente lo que necesitan para cumplir sus objetivos de ejecución de la convocatoria.

En estos momentos, nos encontramos centrados en la convocatoria Reskilling, para la cual hemos elaborado un catálogo propio en el que creamos algunos itinerarios que, dada nuestra experiencia en empresa privada, consideramos claves para el reciclaje profesional de los trabajadores.

Imagen del catálogo Convocatoria Reskilling

Haz un checklist

Este checklist debe incluir todos los documentos necesarios, como certificados, permisos, declaraciones de cumplimiento y cualquier otro requisito específico de la convocatoria. También debe enumerar los pasos para la presentación de la solicitud, incluyendo fechas límite, formatos requeridos y procedimientos de envío. Revisar y completar este checklist puede evitar errores y omisiones que podrían ser críticos.

Ojo con los plazos y requerimientos posteriores

La gestión del tiempo es clave en el proceso de solicitud. Además, debes estar preparado para cumplir con cualquier requisito posterior, como la justificación del uso de los fondos, la realización de auditorías, o la participación en actividades de seguimiento y evaluación. Mantener un calendario detallado de todas estas actividades puede ayudar a garantizar el cumplimiento.

¡EXTRA! Busca un gran proveedor de contenidos e-learning, serio y flexible

La selección de un proveedor de contenidos e-learning debe basarse no solo en la alta calidad de sus materiales, sino también en su habilidad para adaptarse a las variaciones de tu proyecto. Es esencial que ofrezca diversas opciones de aprendizaje, incluyendo cursos interactivos, vídeos, simulaciones y herramientas digitales avanzadas. Además, es fundamental que este proveedor posea experiencia relevante en tu sector y entienda los objetivos específicos que tu programa de formación pretende alcanzar.

Elegir un socio adecuado es crucial para el éxito. En particular, en lo que respecta a los contenidos de teleformación, que definitivamente diferencian la ejecución de los programas formativos. Esta importancia no radica únicamente en la presentación de la solicitud, que podría ser la fase más sencilla, sino también en el aspecto más meticuloso del proceso de las convocatorias de formación: la implementación efectiva de las acciones formativas.

En Smartmind, creemos firmemente que nuestro enfoque está dando frutos, como lo demuestra el hecho de que las principales consultoras y centros de formación en España utilizan nuestro catálogo de especialidades formativas. Nos eligen no solo por nuestros contenidos e-learning de gran calidad, sino también porque les asesoramos en la selección de los cursos más solicitados, con las mejores valoraciones y tasas de finalización.

Realizamos un análisis exhaustivo y continuo de los Planes de referencia, evaluando cada acción en profundidad. Este análisis detallado involucra a expertos de diversas áreas, quienes colaboran para crear informes que fundamentan el diseño de los Programas formativos para las convocatorias.

Nuestro proceso comienza con la identificación de aspectos negativos como la obsolescencia y desactualización, y, por supuesto, lo contrario: aquellas acciones modernas y bien estructuradas. Esta valiosa información es la que proporcionamos a nuestros clientes para asistirlos en la elección de las acciones que conformarán sus planes.

En resumen, realizamos un análisis profundo de todas las acciones para eliminar aquellas inadecuadas por razones como:

  • Obsolescencia: Inclusión de temas desactualizados que no contribuyen al aprendizaje necesario y afectan negativamente la percepción de los alumnos.
  • Defectos en la configuración: Identificación de problemas como contenidos inapropiados, estructuras confusas o mal diseñadas.
  • Selección de las mejores alternativas para cada temática: Buscamos las mejores opciones en cada categoría, considerando aspectos como los defectos, la obsolescencia, la duración y la modalidad.

 

Si requieres asistencia de SmartMind en la creación de programas formativos para Convocatorias de Formación, recomendaciones sobre acciones formativas, o simplemente quieres intercambiar ideas sobre el ámbito de la formación, nos encantaría conversar contigo.

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