• Organización de los ficheros y bases de datos de empleados, clientes, proveedores, productos, entradas y salidas, etc., siguiendo las instrucciones e indicaciones recibidas.
- Bases de datos (Excel u otra específica de la empresa).
- Objetos básicos para trabajar (tablas, consultas, formularios e informes).
- Base de datos: abrirla, guardar los cambios producidos y cerrarla sin cometer errores.
- Copias de seguridad y uso de herramientas de recuperación y mantenimiento.
- Introducción datos: doble comprobación, moverse por campos y registros, modificar y eliminar registros
- Búsqueda de datos y reemplazarlos, aplicar filtros, ordenar alfabéticamente los campos y operaciones básicas con tablas.
- Consultas de acuerdo con la selección (crearla, añadir criterios, aplicación de operadores, etc.)
• Elaboración, impresión archivada de documentos utilizando Word y siguiendo las indicaciones recibidas.
- Operaciones básicas relacionadas con el procesamiento de documentos (nuevo, abrir, guardar, cerrar, propiedades, permiso de acceso).
- Formato de documento; fuente, párrafo, formatos básicos, diseño, etc.
- Herramientas de edición. El corrector ortográfico y digital.
- Insertar tablas, objetos, imágenes, diagramas, fórmulas, gráficos e hipervínculos.
- Combinación de correspondencia: carta, sobre y etiquetas.
- Cifrado y protección de documentos que contengan información de acceso restringido
• Indicación de tareas de reprografía (fotocopiadoras, escáneres e impresoras) de acuerdo con las órdenes de trabajo
- Copias en soporte convencional o informático en la cantidad y calidad requeridas y de acuerdo con las instrucciones recibidas (tamaño, color, cantidad, dos caras, ampliación reducción, ordenados, etc.)
- Mantenimiento en condiciones óptimas de los equipos y recursos de reproducción (fotocopiadoras, escáneres, impresoras) Revisiones, e identificación de incidencias.
- Consumibles (tóner, papel en sus distintos tamaños y densidades o calidades). Aprovisionamiento de los mismos.
- Resolución de averías cotidianas. Manual de uso. Servicio técnico.
• Descripción de escaneo y digitalización de documentos o imágenes.
- Calidad de la imagen
- Colocación en la carpeta correcta, con el formato adecuado
- Nombre de acuerdo con las instrucciones recibidas.
• Explicación para el encuadernado de documentos.
- Grapar, engomar o encanutillar siguiendo la correcta disposición del documento y su ordenación.
- Herramientas de encuadernación (cizalla, perforadoras de papel, encuadernadora, plegadora y plastificadora) manteniéndolas en perfectas condiciones de uso.
• Organización, control y aprovisionamiento de consumibles y los recursos materiales habituales de oficina (fungibles, repuestos y herramientas) garantizando su ubicación correcta, su estado óptimo y su reposición.
- Fichas de almacén; material el fungible y no fungible.
- Control de existencias y comprobación del estado.
- Distribución el material siguiendo los procedimientos establecidos y las instrucciones recibidas por su superior.
- Normas de uso, préstamo y acceso.
- Inventarios, stock y listados de previsión de material.
- Realización de pedidos con la aprobación y supervisión de su superior.
- Recepción de pedidos, comprobación, albarán de entrega.
- Registro de entradas y salidas del almacén.
• Clasificación y registro de documentación siguiendo las instrucciones recibidas.
- Tipos de registros
- Documentos administrativos y comerciales: albaranes, notas de entrega, facturas, pedidos, etc.
- Localización en los distintos tipos de documentos, los datos más relevantes.
- Documentos administrativos laborales (contratos, nóminas, solicitud de vacaciones o permisos, bajas, nóminas, justificantes médicos.)
- Archivado de documentación en soporte convencional o digital respetando procedimientos e instrucciones recibidas
- Orden y sistematicidad Preservación y acceso a la información. Criterios de seguridad, acceso a la información y confidencialidad
• Clasificación de documentos físicos en soporte convencional o digitales en soporte informático; registro, clasificación u ordenación, codificación, tratamiento y archivo.
- Sistemas de archivado: codificación, fecha, procedencia, sistema alfabético, numérico, alfanumérico,
- Normativa correspondiente a las acciones de conservar, eliminar y destruir documentos en soporte convencional o digital, manteniendo el archivo actualizado.
- Validez administrativa y plazo legal de custodia.
- Nombrado, ubicación y clasificación de carpetas (copias, asignación de archivos, movimiento de los mismos, acceso protegido, etc.)
