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Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo: consejos y test

Ana Menendez

Investigadores de la Universidad de California han publicado en un reciente estudio que un empleado medio de oficina tarda 23 minutos y 15 segundos hasta que logra volver a concentrarse en la tarea que estaba realizando tras ser interrumpido. Estos ceses suponen 28.000 millones de horas desperdiciadas al año con unas pérdidas para las empresas estadounidenses de casi 1 billón de dólares anuales.

Sin duda, estas cifras nos hacen replantear cómo gestionamos nuestro tiempo y nos tienen que hacen reflexionar sobre la necesidad de conocer nuevas técnicas y estrategias con las que mejorar nuestra productividad y a la vez conseguir ese ansiado equilibrio entre la vida profesional y laboral.

¿Sabías que es posible con herramientas al alcance de todos dedicar la mayor parte de la jornada laboral a tareas productivas? Y que los profesionales regresen a casa teniendo la sesión que no han dejado nada importante pendiente y así poder dedicar más horas al disfrute personal.

¿Por qué es importante una buena gestión del tiempo en el trabajo?

La gestión del tiempo en el trabajo es esencial para lograr un alto nivel de productividad y eficiencia en el entorno laboral. La habilidad de administrar el tiempo de manera efectiva permite a los trabajadores cumplir con sus responsabilidades y compromisos de manera oportuna y eficiente, lo que a su vez puede mejorar la calidad de su trabajo y contribuir al éxito de la empresa. Una buena gestión del tiempo también puede ayudar a reducir el estrés y mejorar la satisfacción laboral, ya que los trabajadores pueden sentirse menos abrumados y más capaces de manejar su carga de trabajo.

Sin embargo, la gestión del tiempo en el trabajo puede ser un desafío para muchos trabajadores debido a las demandas y distracciones constantes del entorno laboral moderno. Los trabajadores pueden verse afectados por interrupciones frecuentes, plazos ajustados, reuniones, correos electrónicos y llamadas telefónicas, lo que puede dificultar la concentración en las tareas importantes y retrasar el progreso. Por lo tanto, es importante que los trabajadores aprendan a identificar y abordar los obstáculos que afectan su gestión del tiempo y adopten estrategias y técnicas efectivas para mejorarla.

Porque sí, la gestión del tiempo es una habilidad que se puede mejorar y aprender. Precisamente, en nuestros catálogos de cursos online contamos con varios cursos orientados al aprendizaje de soft skills

Problemas comunes que surgen de una mala gestión del tiempo

  • Falta de productividad: La mala gestión del tiempo puede conducir a una falta de productividad. Si los trabajadores no planifican bien sus tareas y no cumplen con los plazos establecidos, pueden retrasar el progreso del proyecto y disminuir la eficiencia del equipo.
  • Estrés y ansiedad: La mala gestión del tiempo puede aumentar el estrés y la ansiedad en el lugar de trabajo. Los trabajadores que se sienten abrumados y no pueden cumplir con sus responsabilidades pueden sentirse presionados y estresados. Esto puede afectar su bienestar emocional y físico, lo que a su vez puede afectar su productividad y calidad del trabajo.
  • Falta de equilibrio entre vida laboral y personal: La mala gestión del tiempo puede dificultar el mantenimiento de un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal. Los trabajadores pueden verse obligados a trabajar horas extras o trabajar en fines de semana para cumplir con los plazos, lo que puede interferir con su tiempo libre y afectar su calidad de vida.
  • Falta de satisfacción laboral: La mala gestión del tiempo también puede afectar la satisfacción laboral de los trabajadores. Si los trabajadores no pueden cumplir con sus responsabilidades y tareas, pueden sentirse insatisfechos y desmotivados en el trabajo. Esto puede afectar su rendimiento y, a su vez, puede tener un impacto negativo en la productividad general de la empresa.

Procrastinación, la gran ladrona del tiempo

Los ladrones del tiempo son aquellas actividades, comportamientos o situaciones que nos distraen, nos desvían de nuestros objetivos y nos hacen perder tiempo valioso. Redes sociales, reuniones improductivas, correos electrónicos… Pero, sin duda, uno de los grandes ladrones del tiempo somos nosotros mismos.

Según diversos estudios el 20% de los adultos se consideran procrastinadores crónicos. Pero…

¿Qué es la procrastinación?

Es el hábito de posponer o retrasar las tareas importantes en favor de otras actividades menos importantes o placenteras. Es una tendencia común entre las personas y puede ser muy perjudicial para la productividad y el éxito.

Cuando se pospone una tarea importante, se pierde tiempo valioso que podría haberse utilizado de manera más productiva. Además, la procrastinación puede generar estrés y ansiedad, ya que la tarea pendiente sigue en la mente y se convierte en una carga.

¿Cómo es el proceso?

  1. Nos sentamos para hacer una tarea.
  2. Proyectamos hacia el futuro cómo nos hará sentir el hacer esa tarea.
  3. Predecimos que la tarea no nos hará sentir bien (por ejemplo, nos estresará, nos hará sentir mal, nos costará esfuerzo… etc.).
  4. Nuestras emociones entran en acción buscando la forma más simple y rápida para no sentirnos así.
  5. Evitamos la tarea.


Al retrasar, estamos evitando una tarea ya que creemos que no nos hará sentir bien, pero  nos estamos perdiendo cualquier sentimiento de, por ejemplo, logro o éxito…. y un poco más tarde nos sentiremos peor… 

La procrastinación cada día está más presente en la sociedad. Sin embargo, existen varios tipos de trabajadores procrastinadores.

Con este sencillo test que hemos preparado, en apenas unos segundos puedes descubrir el tipo de procrastinador y lo más importante, qué acciones puedes realizar para poco a poco ir mejorando este hábito. ¿Pruebas?

Test: ¿qué tipo de procrastinador eres?

4 consejos que podemos aplicar para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo

  1. Establecer prioridades: Identificar tareas más importantes y hacer una lista en orden de prioridad. Esto ayuda a enfocar las tareas más críticas y a evitar perder tiempo en tareas menos importantes.
  2. Evitar multitarea: La multitarea puede hacer perder tiempo y reducir eficacia. En lugar de tratar de hacer varias cosas a la vez, es importante enfocarse en una única tarea para maximizar la productividad.
  3. Aprender a delegar o reparto de tareas equilibrado: Realizar un buen reparto de tareas entre los profesionales y establecer plazos de tiempo asumibles reducirá el estrés y mejorará el ambiente laboral.
  4. Utiliza herramientas de gestión del tiempo: Hay una variedad de herramientas y aplicaciones disponibles que puede ayudar a administrar el tiempo y la productividad del equipo. Por ejemplo, aplicaciones como Trello, Asana o Todoist permiten hacer listas de tareas y administrar proyectos, mientras que aplicaciones como RescueTime ayudan a realizar un seguimiento del tiempo que pasas en diferentes tareas en el ordenador.

La gestión del tiempo, una habilidad que se puede aprender y mejorar

Lejos de lo que podemos creer, la gestión de tiempo es una habilidad que se puede aprender y existen muchas técnicas y estrategias que pueden ayudar a los profesionales a mejorar esta soft skill.

A continuación, vamos a conocer algunas pinceladas de ellas:

Ley de Pareto:

También, conocida como el principio del 80/20, es una regla que sugiere que el 80% de los resultados provienen del 20% de los esfuerzos. Esta ley es aplicable en muchos contextos, incluyendo la gestión del tiempo en el trabajo. Los trabajadores pueden utilizar esta regla para identificar las tareas más importantes y enfocar su tiempo y energía en ellas, en lugar de dedicar tiempo a tareas menos importantes. Al hacer esto, los trabajadores pueden mejorar su productividad y eficiencia y lograr mejores resultados en menos tiempo.

Ley de Parkinson:

Establece que el tiempo que se dedica a una tarea se extiende para llenar el tiempo disponible. Esto significa que si un trabajador tiene todo el día para completar una tarea, es probable que tome todo el día para hacerlo, incluso si la tarea en realidad podría completarse en mucho menos tiempo. Al establecer plazos más estrictos para las tareas, los trabajadores pueden mejorar su productividad y reducir la tendencia a procrastinar.

Técnica Pomodoro:

Quizás estamos ante una de las más populares. Esta técnica implica dividir el tiempo de trabajo en bloques de tiempo de 25 minutos, seguidos de breves descansos. Al completar varias rondas de trabajo de 25 minutos, los trabajadores pueden mejorar su enfoque y productividad y tomar descansos regulares para reducir el estrés y mejorar su bienestar general. Al utilizar estas técnicas y estrategias, los trabajadores pueden mejorar su gestión del tiempo y lograr un mayor éxito en su trabajo, lo que a su vez puede mejorar la productividad y el éxito general de la empresa.

En nuestro curso microlearning de Gestión del Tiempo aprenderán diferentes estrategias, técnicas y herramientas para alcanzar una gestión efectiva del tiempo. Todas ellas se basan en ser conscientes de la limitación del tiempo disponible, las distracciones que suponen fugas y de tomar las acciones concretas para aumentar la productividad.

Curso Gestión del Tiempo

En nuestro curso microlearning de Gestión del Tiempo aprenderán diferentes estrategias, técnicas y herramientas para alcanzar una gestión efectiva del tiempo. Todas ellas se basan en ser conscientes de la limitación del tiempo disponible, las distracciones que suponen fugas y de tomar las acciones concretas para aumentar la productividad.

Este solo es un pequeño avance de todo el contenido elearning que tenemos preparado para los profesionales de tu empresa en la habilidad gestión del tiempo. Si quieres acceder a la licencia, accede en el curso y rellena el formulario.

Y es que hablar de gestión del tiempo no es simplemente hablar de productividad también lo es de conseguir alcanzar ese equilibrio entre lo que tenemos que hacer y aquello que nos apetece hacer. Está demostrado que las personas que saben cómo distribuir su tiempo, priorizar tareas y cumplir objetivos, logran también dedicar más horas al disfrute personal. Y con ello lograr el casi perfecto equilibrio entre la vida personal y profesional.

La tecnología avanza muy rápido y ya existen multitud de herramientas que nacen con la finalidad de facilitar o simplificar nuestras tareas y, sin duda, el nombre que más está sonando en los últimos tiempos es Inteligencia Artificial

Inteligencia Artificial, la gran aliada en la gestión del tiempo en el trabajo

La inteligencia artificial (IA) se está convirtiendo en una gran aliada para la gestión del tiempo en el trabajo. Algunas formas en las que la IA puede ayudar en la gestión del tiempo incluyen:

  • Automatización de tareas: la IA puede automatizar tareas repetitivas y administrativas, lo que permite a los empleados centrarse en tareas más importantes y creativas.
  • Optimización de la planificación: la IA puede analizar los patrones de trabajo de los empleados y ayudar en la planificación y gestión de tareas y proyectos.
  • Análisis de datos: la IA puede analizar grandes cantidades de datos y proporcionar información útil sobre patrones de trabajo, eficiencia y productividad.
  • Asistencia virtual: los asistentes virtuales impulsados por la IA pueden ayudar a los empleados a organizar su tiempo, programar reuniones, establecer recordatorios y más.
  • Personalización de la experiencia: la IA puede personalizar la experiencia de trabajo para cada empleado, proporcionando recomendaciones y sugerencias basadas en sus patrones de trabajo y preferencias.
 

En resumen, la IA aplicada a la empresa permite a los empleados ser más eficientes, productivos y creativos. Sin embargo, es importante recordar que la IA es una herramienta y no puede reemplazar completamente la habilidad humana en la gestión del tiempo y la productividad.

 

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