La gestión del cambio se ha vuelto un pilar fundamental ante este nuevo paradigma. La pandemia mundial ha generado una incertidumbre significativa en nuestras vidas suponiendo un punto de inflexión en el desarrollo del auge de la tecnología y la digitalización en todos los ámbitos de la sociedad.
Nos encontramos en un momento de transición, en el que la gestión del cambio es más importante que nunca. La pandemia ha transformado nuestra realidad y ha acelerado la adopción de la tecnología y la digitalización en las organizaciones. Según el informe de McKinsey, la adopción de la tecnología ha experimentado un avance equivalente a lo que normalmente se habría logrado en tres años, pero en un periodo de tiempo de tan solo tres meses.
En este blog, abordaremos la gestión del cambio en un mundo en constante evolución, comenzando por entender qué es y por qué es esencial en las empresas. Veremos las fuerzas y resistencias al cambio, cómo identificarlas y manejarlas. También exploraremos modelos de gestión del cambio y cómo aplicarlos a nivel individual, organizacional y empresarial.
¿Qué es la gestión del cambio y por qué es importante en las empresas?
La gestión del cambio se define como el conjunto de estrategias y acciones planificadas que buscan maximizar la aceptación y compromiso de las personas que forman parte de una organización ante los procesos de transformación, con el objetivo de lograr su implementación exitosa y sostenible en el tiempo, potenciando así la adaptación y evolución de la empresa en su entorno mientras mantiene la eficiencia en su desempeño y cumplimiento de objetivos y metas.
Gestionar el cambio consiste en identificar, dimensionar y facilitar los procesos de transformación dentro de las organizaciones trabajando con las personas implicadas, para minimizar los efectos negativos y reducir las resistencias a los mismos.
Fuerzas de cambio
Las fuerzas de cambio se refieren a las fuerzas que impulsan o motivan a una organización a realizar cambios en su estructura, cultura, procesos, tecnología u otros aspectos de su funcionamiento. Estas fuerzas pueden ser internas o externas a la organización.
Tipos de fuerzas de cambio
Fuerzas internas, pertenecen al interior de la organización y crean la necesidad de un cambio organizacional, para realizar una modificación de estructura y comportamiento. Algunas de estas fuerzas son:
- Cambios en los objetivos y metas.
- Ajustes de las estrategias.
- Cultura
- Políticas
- Mejoras de calidad.
- Incorporación de tecnología.
Fuerzas externas son aquellas ajenas a la organización, pero suponen o pueden suponer un fuerte cambio en ella. Ante estas fuerzas, existe poco control por parte de la empresa. Algunas de estas fuerzas pueden ser:
- Cambios culturales.
- Circunstancias económicas.
- Requisitos y circunstancias ecológicas.
- Tendencias tecnológicas.
- Imperativos legales y normativos.
- Cambios políticos.
La importancia de la proactividad en la gestión del cambio
La proactividad, o el comportamiento proactivo de las personas, hace referencia al comportamiento anticipatorio, orientado al cambio e iniciado de forma propia y plenamente consciente.
La persona proactiva busca oportunidades continuamente, en cada situación que se le plantea. Por otro lado, también sabe crear situaciones nuevas y tener iniciativas propias siempre orientadas a conseguir sus objetivos, por eso las personas proactivas son necesarias en la gestión del cambio ya que pueden ser un motor para impulsar y liderar el cambio en la empresa anteponiéndose de esta forma a las fuerzas del cambio.
Modelos de gestión del cambio
Los modelos de gestión del cambio son formas de entender y planificar cómo llevar a cabo cambios en una empresa. Son como «mapas» que guían a las empresas a través del proceso de cambio, asegurándose de que se consideren todos los aspectos importantes y se logren los resultados deseados.
Modelo ADKAR
Este enfoque trata la gestión del cambio desde el punto de vista de las personas ya que son esenciales en un proceso de cambio, y que, de hecho, sin su participación el cambio es imposible.
El modelo ADKAR nos da un marco para saber cómo gestionar estos procesos en las personas. Se trata de un acrónimo que significa: Awareness (Conciencia), Desire (Deseo), Knowledge (Conocimiento), Ability (Habilidad) y Reinforcement (Refuerzo). Estas son las cinco etapas que se deben abordar para asegurarse de que el cambio sea exitoso:
- Awareness (Conciencia): En esta etapa se debe asegurar que las personas estén al tanto del cambio y comprendan por qué es necesario.
- Desire (Deseo): En esta etapa se trata de motivar a las personas para que acepten el cambio. Además, se debe trabajar en la eliminación de cualquier resistencia que puedan tener las personas hacia el cambio.
- Knowledge (Conocimiento): En esta etapa se deben proporcionar a las personas los conocimientos necesarios para hacer frente al cambio.
- Ability (Habilidad): En esta etapa se trata de ayudar a las personas a adquirir las habilidades necesarias para implementar el cambio.
- Reinforcement (Refuerzo): Por último, en esta etapa se debe asegurar que el cambio se mantenga y se convierta en la nueva norma.
Modelo John Kotter
El modelo de John Kotter para la gestión del cambio consta de 8 pasos secuenciales que se deben seguir para asegurar que el cambio se implemente con éxito en una organización. Estos 8 pasos son los siguientes:
- Crear un sentimiento de urgencia.
- Crear una coalición de liderazgo.
- Crear una visión compartida.
- Crear un ejército de voluntarios para que actúen sobre la visión.
- Derribar las barreras
- Generar triunfos a corto plazo
- Mantener la aceleración produciendo y mantenido los cambios.
- Instituir el cambio en el núcleo de las empresas, es decir, en la cultura empresarial.
A través de este modelo estructurado y secuencial, los líderes pueden implementar el cambio de manera efectiva y sostenible en una organización.
Modelo Kübler Ross: Descripción y aplicación
El modelo de Kübler-Ross, también conocido como el «Ciclo del Duelo», es una teoría que describe las diferentes fases emocionales que las personas pueden experimentar al enfrentarse a una situación de cambio.
Este ciclo no es un proceso lineal o uniforme, ya que cada persona vive cada fase a su propio ritmo y puede experimentar algunas de ellas varias veces antes de avanzar a la siguiente etapa. Cada una de estas etapas se corresponde con un diálogo interior. Las cinco fases del ciclo de Kübler-Ross son:
- Negación: La persona afectada no quiere creer que el cambio está ocurriendo y puede negarlo o minimizarlo.
- Ira: La persona puede sentir ira, resentimiento o frustración debido al cambio.
- Negociación: En esta etapa, la persona intenta encontrar una manera de manejar el cambio. Pueden negociar con ellos mismos o con otras personas para encontrar una solución.
- Depresión: La persona se da cuenta de la realidad del cambio y puede sentirse, desesperada o desesperanzada.
- Aceptación: La persona finalmente acepta el cambio y comienza a ajustarse a la nueva realidad.
Al reconocer y apoyar estas fases, los líderes y los equipos pueden ayudar a las personas a superar el cambio y adaptarse a la nueva situación de manera efectiva.
Elementos de cambio
Cuando se habla de cambio en una empresa, es importante tener en cuenta que no todos los niveles de la organización se ven afectados de la misma manera. Es por ello por lo que se debe considerar el nivel individual, el nivel organizacional y el nivel empresarial al implementar un cambio.
La gestión del cambio a nivel individual
Se trata de gestionar a las personas para poder sobrellevar la resistencia al cambio y poder traducir la idea del cambio al trabajo que realiza cada uno de los empleados de la empresa, para así hacerlo real.
Aquí es donde verdaderamente sucede el cambio. Por lo tanto, se trata probablemente del nivel más importante, ya que sin personas la empresa no es nada.
Fundamentos para aplicar un cambio a nivel individual:
- Entender cómo la gente vive a nivel interno los procesos de cambio.
- Analizar las inquietudes que les genera estos cambios.
- Entender las necesidades que se encuentran a lo largo del camino.
- Aplicar la comunicación a lo largo del proceso de cambio.
La gestión del cambio a nivel organizacional
Aunque antes explicábamos que donde realmente sucede el cambio es a nivel individual, debido a que los distintos proyectos que lleva a cabo una empresa involucran al mismo tiempo a muchas personas, desde decenas hasta a miles, se hace prácticamente imposible la gestión del cambio en cada persona a nivel individual.
Por lo tanto, una vez identificado dónde y cómo se van a aplicar los cambios, habría que desarrollar un plan personalizado diferenciando entre diferentes grupos de trabajos asegurando que todos los empleados que lo componen reciben la información, asistencia y formación que necesitan para poder aplicar el cambio con éxito.
La gestión del cambio a nivel empresarial
En un mundo en constante cambio como el actual, donde las transformaciones suceden continuamente y a una velocidad de vértigo es fundamental para las empresas, adquirir la capacidad de poder adaptarse rápidamente a los cambios que les vayan afectando.
La gestión del cambio a nivel empresarial consiste en incrustar en el núcleo de la empresa, desde los empleados hasta los directivos, pasando por los procesos, estructuras y demás componentes que conforman la empresa, los principios básicos de la gestión del cambio, que son:
- Comunicación clara y efectiva
- Participación y compromiso
- Planificación y organización
- Evaluación y monitoreo
- Capacitación y desarrollo
- Flexibilidad y adaptabilidad
- Liderazgo efectivo
Cuando la empresa lleva la gestión del cambio a este nivel, sus empleados estarán mucho más abiertos al cambio y serán capaces de aplicarlo más rápidamente, la empresa será, por lo tanto, capaz de responder más rápidamente a los cambios que se den en el mercado y adoptar nuevas estrategias o tecnologías mucho más rápido y con un menor impacto en su productividad.
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La gestión del cambio es un proceso fundamental en cualquier organización que busca adaptarse y crecer en un entorno cada vez más competitivo y cambiante. Es importante tener en cuenta que el cambio debe ser liderado por los líderes y gestores de la organización, quienes deben tener en cuenta los elementos clave del cambio, los diferentes niveles en los que el cambio puede impactar. Además, es crucial que se preste atención a las personas y se les involucre en el proceso, asegurándose de que comprendan el cambio y se sientan motivados y capacitados para implementarlo.
