Como comentábamos en los anteriores post sobre las Learning Experience Platform (LXP), En 2015 comenzamos a trabajar en la idea de un Sistema inteligente capaz de automatizar una parte importante de la información que necesitábamos para decidir sobre que temáticas íbamos a desarrollar los siguientes cursos elearning de nuestro catálogo, como podíamos personalizar y adaptar el contenido que entregábamos a cada alumno y en general como mejorar la experiencia de todos nuestros proyectos elearning.
Desde entonces, hemos avanzado bastante rápido y en gran medida, la razón de ese crecimiento fue disponer de un sistema que ordenaba los datos y seleccionaba la información relevante para nosotros. Ese modelo, ha sido una pieza esencial en el posicionamiento de SmartMind ya que nos ha permitido trabajar con foco en todo momento en la búsqueda de un estilo y un modelo propio de formación elearning.
La evolución de nuestro Sistema inteligente deberá estar basada en modelos de Machine Learning, pero hasta que ese desarrollo fructifique, hemos sido capaces de conectar un montón de herramientas y un montón de fuentes en torno a un sistema analítico que nos funciona fenomenal. Una vez más se trata simplemente de saber qué es lo que quieres y utilizar tecnología existente para conseguirlo. Es importante recordar que SmartMind es una empresa especializada en el Diseño y desarrollo de contenidos elearning y que para nosotros las Plataformas son un medio para crear experiencias y reproducir nuestros contenidos digitales para que luzcan y consigan los resultados que buscamos en cada caso. La razón por la que empezamos a trabajar en el desarrollo de LXP (Learning Experience Platform) desde luego no era el que buscásemos con ello una nueva vía de negocio sino la necesidad de utilizar reproductores para nuestros contenidos que se pareciesen a los que utilizamos a diario para comunicarnos, informarnos o entretenernos dentro de nuestro día a día digital.
Lo que ocurra en el futuro con lo que estamos aprendiendo ya se verá, de momento los montajes de LXP se realizan exclusivamente para proyectos de clientes de SmartMind. Además, que nadie se espere locuras, buscamos la sencillez y la belleza en la superficie y la eficiencia y utilidad en el subsuelo, nada más.
El sistema inteligente que utilizamos tiene 3 pilares fundamentales:
- Generación, Interconexión y Analítica de Datos Sobre los contenidos y el aprendizaje
- Seguimiento de las fuentes y síntesis de la Información sobre tendencias (Temáticas y Modelos educativos)
- Modelo de Personalización de la experiencia y entrega de contenidos al alumno y al grupo.
En España, como en cualquier otro lugar, estos cambios son dinámicos y además van a ser constantes. Pero tenemos además importantes problemas específicos como las tensiones demográficas, una estructura de empleo realmente frágil con una gran tasa de trabajadores con baja cualificación y un ecosistema empresarial formado mayoritariamente por micro empresas.
La realidad es que necesitamos avanzar en muchos aspectos y solo existe una vacuna realmente efectiva para disipar la epidemia, el desarrollo efectivo de Modelos educativos que recojan toda esa realidad de cambio. La capacidad para adaptarse a esta realidad de universidades, administraciones y otros actores implicados es mínima, demostrando totalmente su incapacidad para conseguir un sistema que funcione en esta nueva sociedad. Dicho esto, hay que reconocer que existen excepciones que lo están haciendo increíblemente bien, lo que aumenta las diferencias entre unos y otros. Lo que sigo sin entender es por qué no se derrumba todo ese castillo de naipes para resurgir como una gran fortaleza en la que se desarrolle un gran ecosistema de conocimiento.
Muchas iniciativas actuales de formación se refieren a temáticas y cuestiones totalmente obsoletas que, por tanto, además de no servir de solución a los problemas señalados anteriormente, suponen en realidad un retroceso y un gasto de recursos necesarios para revertir esta situación, por lo que tenemos que encontrar fórmulas que nos permitan tener información de calidad para actuar decididamente en la transformación de los contenidos y las experiencias educativas. La verdad es que esto puede conseguirse en el ámbito privado. En el ámbito público las cosas son mucho más complicadas por excesivas regulaciones, modelos obsoletos exageradamente burocratizados en un momento donde se necesita procesar rápido la gran cantidad de información disponible y actuar. Hay recursos de sobra, pero sería necesario un gran acuerdo para la renovación de modelos y de caras. Mi reconocimiento a todos aquellos que a pesar de todo esto intentan día a día cambiar las cosas en un aspecto clave en el desarrollo de las personas y de la sociedad.
Hago esta reflexión porque ese es el escenario en el que algunos intentamos crear cosas diferentes, experimentar nuevas soluciones, el crear buenos contenidos elearning en un mercado en el que se admiten productos educativos realmente impresentables y no pasa absolutamente nada. Si cambiamos las cosas en contenidos elearning ahora le toca al espacio en el que viven esas producciones, las plataformas LMS.
Como hemos comentado, las plataformas de teleformación más tradicionales y en general todos los LMS están centrados en el control y desarrollados a partir de la visión de los administradores. Se trata de algo necesario que no vamos a eliminar pero necesitamos que el protagonismo lo tenga el alumno aprendiendo y disfrutando de la experiencia. Todos hemos tenido un gran profesor con el que aprendimos y disfrutamos a partes iguales que, además, nos motivó a seguir aprendiendo. Ese debe ser nuestro objetivo.
Creemos que en la base de este evidente desajuste entre la oferta formativa (contenidos y experiencia) y las necesidades. Existen ámbitos de mejora en aspectos como el manejo de la información sobre el impacto de la formación realizada, la ausencia de metodologías de datos que trabajen con fuentes de calidad y metodologías de transformación de toda esa información para identificar desde aspectos generales como los elementos clave de la estrategia de transformación del talento para el sector, hasta cuestiones concretas como las temáticas que hay que desarrollar, nuevas metodologías de formación y en definitiva todos los aspectos que necesariamente influyen en el diseño de Planes de formación que realmente aporten valor a la comunidad.
Por todo esto, en nuestro caso, en 2015 comenzamos una estrategia que nos ha permitido obtener información en tiempo real de todos los indicadores seleccionados para garantizar la calidad de nuestros proyectos y la toma de decisiones de mejora en múltiples aspectos. Pero ese sistema tenía para nosotros otra derivada absolutamente esencial, Obtener información detallada sobre tendencias formativas en el sector. Una de las consecuencias de esta estrategia fue que en 2016 decidimos centrarnos en el Diseño y desarrollo de contenidos y dejar otro tipo de actividades de consultoría porque percibíamos con claridad que era un territorio en el que estaba todo por hacer y sabíamos que teníamos rasgos en nuestro ADN que facilitarían el poder hacerlo bien.
Hay que tener claro que es lo que se quiere conseguir con esa estrategia de datos e información pero existen unos objetivos que deberían estar presentes en la mayoría de los casos:
- Obtener información actualizada sobre todos los indicadores de nuestra estrategia que detallaremos a continuación.
- Incorporar a todo el proceso de seguimiento las reglas fundamentales de las estrategias de escucha activa.
- Utilizar un dashboard visual que nos permita conocer las claves de los indicadores de manera sencilla y tomar decisiones rápidas y de calidad.
- Conocer posibles desviaciones respecto a los objetivos o hitos establecidos desde aspectos generales a detalles vinculados a un grupo o alumno concreto.
- Rapidez en el acceso a los datos.
- Facilitar la toma de decisiones sobre la base de una información inmediata y de calidad.
- Medir la satisfacción del alumno y las percepciones de los docentes mediante la utilización de smart learning analitics.
- Determinación de áreas de mejora.
- Mejorar la capacidad de predicción de tendencias formativas para el sector.
- Realizar proyecciones sobre el funcionamiento de cualquier fórmula o novedad en la ejecución de una acción.
- Anticipar anomalías en el funcionamiento de cualquier elemento o cuestión vinculada al proyecto.
- Establecer un sistema de alertas que garantice medidas correctivas inmediatas respecto a prácticamente cualquier situación.
- Personalizar las respuestas a cuestiones esenciales de la ejecución de nuestros proyectos y desarrollos.
- Se trata de una estrategia basada en un modelo y una tecnología con una capacidad enorme de escalabilidad. Está preparada para asumir incrementos progresivos de la cantidad y complejidad de la información.
- Adaptar a los sucesivos grupos las iniciativas con mayor impacto en las curvas de aprendizaje de nuestros alumnos.
- Sustituir de manera inmediata elementos que no garantizan el logro de determinados objetivos, garantizando programas de mejora constante.
- Orientar de manera efectiva a nuestros alumnos dentro de un enfoque de aprendizaje constante.
- Automatizar. Para que funcione todo este sistema de indicadores y fuentes de información es necesario que muchos procesos y comunicaciones se consigan mediante automatismos.
- Determinar los siguientes pasos para la mejora de la especialización y el desarrollo de la innovación en el sector.
Indicadores clave de los cursos elearning y las LXP (Learning Experience Platform)
En la base de nuestra estrategia de seguimiento y control del programa formativo situamos el objetivo de interpretar el entorno para responder con agilidad a cualquier circunstancia académica, de gestión, sobre los indicadores de calidad o incluso sobre la demanda de cualquier acción por parte de los profesionales de un determinado sector o colectivo y evidentemente mejorar de manera constante en todos esos aspectos.
El procedimiento que se incluye en nuestra metodología de seguimiento y control se estructura y ejecuta con el modelo SMART LEARNING ANALITICS que se basa en el manejo inteligente de datos, que a través de modelos de analítica nos permite entender qué es lo que ha pasado y por supuesto está pasando en nuestro programa formativo prácticamente en tiempo real porque, según se produce la información, inmediatamente se procesa y pasa a los gráficos de los indicadores en nuestro cuadro de mando.
En algunos aspectos, SMART LEARNING ANALITICS permite la posibilidad todavía más compleja de anticipar sucesos o comportamientos y realizar proyecciones a partir de modelos estadísticos en los que manejamos un importante número de variables, conectadas entre sí, lo que nos permite predecir necesidades y anticipar determinadas actuaciones.
El funcionamiento de la estrategia de información y datos comienza con la identificación de los indicadores clave del programa formativo que pretendemos monitorizar y analizar.
Los indicadores clave de desempeño o KPIs nos ayudan a medir y cuantificar factores esenciales de lo que esta ocurriendo con nuestros proyectos.
Algunos Indicadores clave KPIs analizados en nuestro caso son los siguientes:
- Indicadores de experiencia de alumno
- Indicadores de experiencia de docente
- Caídas y abandonos de alumnos en los cursos
- Indicadores de experiencia del centro
- Indicadores de calidad de los contenidos
- Indicadores de calidad de las plataformas
- Indicadores de calidad de las metodologías
- Indicadores de calidad sobre los recursos educativos utilizados
- Indicadores sobre la estrategia de difusión
- Indicadores de calidad sobre actividades y enfoque práctico
- Indicadores sobre competencias profesionales
- Indicadores específicos sobre conocimiento digital
- Indicadores sobre impacto y transferencia al puesto de trabajo de cada acción
- Indicadores de calidad y cumplimiento en la gestión de los cursos
- Indicadores de calidad de los espacios en los que se realiza la formación
- Indicadores sobre el funcionamiento de las interacciones educativas
- Indicadores de resultados académicos
- KPI sobre el tiempo promedio de realización del curso
- KPI sobre tasas de finalización respecto a la nota media
- KPI sobre tasa de abandono
- KPI sobre niveles de actividad
- KPI sobre velocidad de la asimilación de los conceptos. Curva de aprendizaje
- KPI sobre resultados de diversidad e integración
- KPI sobre tasa de repetición
- KPIs sobre aceptación de la acción y dificultad de captación
- KPI tiempo de respuesta
Establecidos los principales indicadores y los datos que deben interconectarse para ofrecer información precisa en cada uno de ellos y conectados los indicadores con los niveles de análisis denominados capas, tenemos la estructura del sistema de seguimiento del programa formativo.
A partir de ahí aplicamos nuestra metodología en una secuencia o proceso ordenado de generación y análisis de datos que ofrece evidencias de lo que está ocurriendo, que nos permitan tomar decisiones objetivas, con el fin de mejorar la calidad de nuestro programa.
Recomendación y entrega de Contenidos al alumno como característica esencial de las LXP
Utilizamos múltiples fuentes de información que se canalizan a través de dos ideas sencillas.
La primera se refiere a la búsqueda de contenido y síntesis de las cuestiones fundamentales que se entregan de manera personalizada a los alumnos a través de las LXP con precisión y rapidez.
Pero ese modelo ya no sirve, porque, como hemos comentado en este mismo texto, vivimos un tiempo de cambio radical a velocidades nunca vistas, lo que hace difícil o incluso imposible determinar las necesidades reales de formación en prácticamente cualquier sector de actividad sin la utilización de un modelo de información y análisis de los datos.
La elaboración de nuestro Observatorio sobre tendencias temáticas, modelos y diseño de cursos elearning, funciona como un proceso de información en capas que nos ofrece una foto de situación muy completa. Lógicamente el modelo actúa de manera permanente pero el informe de nuestra foto de situación sobre necesidades de formación se elabora cada 6 meses.
El funcionamiento de nuestro Observatorio es el siguiente:
- Síntesis a partir de 50 Fuentes Reputadasy seleccionadas sobre tendencias que afectan a la formación y a la Digitalización de la economía.
- Fuentes estadísticas públicas y privadas sobre empleo y formaciónque consideramos rigurosas y de calidad.
- Seguimiento constante de las principales empresas de formación a nivel internacional.Nos permite ver la evolución de las metodologías, las temáticas y el diseño. La realidad que siempre nos sorprende es que nuestra evolución suele ser muy similar. Interesan los mismos temas y gustan las mismas cosas en España, en USA, en UK. En Italia o en la India. Sin duda es clave un conocimiento en detalle sobre el trabajo de las mejores empresas del sector elearning.
- Estudio de las publicaciones de las empresas más destacadas en los sectores a los que nos dirigimos
- Análisis constante y en detalle de los llamados Planes de Referencia Sectoriales.
Para terminar, quiero sintetizar mis recomendaciones:
- Necesitas avanzar en la generación de información y en el análisis de los datos que se generan en vuestra actividad para entender cómo mejorar los resultados y la experiencia. Define tus indicadores clave.
- Particularmente creo que es fundamental que cada empresa tenga su propio observatorio de tendencias que le ayude a dirigir el rumbo hacia una compañía mejor. Seguro que ya haces algo parecido pero debes sistematizar el proceso de estudio y aprendizaje.
- Existen infinidad de herramientas (y muchas gratuitas) con las que crear toda esta infraestructura. Utilízalas.
Creamos SmartMind para intentar hacer las cosas mejor en un sector con poca capacidad de innovación e imaginación. Afortunadamente esto está cambiando y nuevas empresas están haciendo cosas increíbles que particularmente nos encantan. Lo que pasa es que el cambio es demasiado lento lo que permite que convivan empresas con distinto grado evolutivo. Intentamos que lo que hemos aprendido, los errores que hemos cometido o los avances que conseguimos, puedan ayudar a otras empresas. Por eso contamos cuestiones como estas en nuestro Blog. No se trata de secretos, solo de ideas que cada uno debe interpretar y ejecutar con su propio estilo. Competimos en un sector importantísimo para nuestra sociedad, que tanto impacto, positivo y negativo tiene en las personas. Estamos obligados a colaborar, a ayudarnos a mejorar entre todos las cosas. Solo desde la información se pueden tomar decisiones estratégicas y tácticas que nos permitan mejorar constantemente y ofrecer resultados valiosos para nuestros clientes.
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